C’est le domaine des organisateurs d’événements. C’est un secteur florissant, comme tout le reste, soumis à des changements constants et en constante évolution, mais avec un contour fixe autour duquel l’organisation se déplace. Il existe des congrès de nombreuses spécialités, chacune avec ses propres particularités, mais avec tellement de points communs que cela en fait un territoire à part parmi les nombreux dans lesquels un organisateur d’événements peut se spécialiser ou travailler.
L’essentiel à savoir sur un congrès
Un congrès est une réunion d’experts dans un domaine donné pour échanger des informations et des connaissances. Elle dure quelques jours, généralement trois, et nécessite un travail d’organisation important, impliquant une équipe assez large de personnes, car les domaines à couvrir sont nombreux. Il s’agit toujours d’un événement, mais il est complexe et ne peut pas être répété, mais si nous le comparons avec les parties classiques d’un événement protocolaire, il les a toutes et beaucoup plus : les participants sont reçus, ils sont ordonnés, les objectifs de l’événement sont expliqués ; il est exécuté ; il y a des intervenants, des rencontres entre les participants et des adieux. Encadré dans un environnement de travail, et avec ses propres exigences, mais similaire.
Dans le cadre des particularités d’un congrès, il existe quelques concepts fondamentaux qui doivent être connus et gérés. Examinons les plus importants d’entre eux. Premièrement, il y a le comité d’organisation. C’est l’équipe de personnes qui va organiser le congrès. Deuxièmement, vous avez la société promotrice. Il s’agit des personnes, groupe, équipe, entreprise, domaine… qui souhaitent organiser le congrès. Ensuite, il faut citer le nom du congrès. Elle doit refléter le contenu, le domaine et le public auquel le congrès s’adresse et doit l’identifier. Et enfin, la date auquel aura lieu le congrès doit être choisie avec une grande précaution. Si vous avez un congrès à organiser, collaborer avec le palais de congrès Acropolis à Nice constitue votre meilleure option.
Congrès : qui seront présents et qu’est-ce qui se passe ?
Les intervenants, qui sont les techniciens ou les spécialistes qui vont apporter leurs résultats, leurs thèses, leurs travaux ou leurs recherches au congrès, doivent être bien choisis. Ce sont eux qui vont lui donner du prestige. Ils doivent être prévenus à l’avance afin que leur présence soit assurée. De l’autre côté, vous avez les promoteurs du congrès. Il s’agit des entreprises, des institutions ou des particuliers qui ont déjà participé aux congrès précédents. Ensuite, il faut penser aux contributions des membres de la société promotrice, des sociétés apparentées, des associations professionnelles, des revues et des institutions connexes. Et bien sûr, vous avez le public concerné par le congrès.
En outre, un congrès est souvent accompagné d’expositions commerciales. En effet, lors des grands congrès, les expositions commerciales attirent l’attention sur le congrès. La location d’espace pour les stands est l’une des sources de revenus les plus courantes pour le financement du congrès. En ce qui concerne le congrès dans son détail, la première journée constitue l’arrivée des participants, les rencontres entre promoteurs et organisateurs, les accréditations et la réception de la documentation, le pot de bienvenue. La deuxième journée sera l’inauguration, les sessions, les communications et les posters. Et lors du troisième et quatrième jour se tient la réunion de l’assemblée de la société de promotion.