Est-il temps d’organiser un séminaire avec plusieurs participants ? Contrairement aux cours académiques (de l’école ou de l’université), ces événements doivent résumer tout le contenu à enseigner en une seule session, généralement de plus longue durée. Pour cette raison, la mécanique doit être quelque peu différente : aller plus directement aux points spécifiques, intégrer des questions et des évaluations, le cas échéant, et laisser aux participants non seulement des connaissances, mais également une expérience agréable.
Planification du contenu du séminaire
La première chose que vous devez faire quand on organise un séminaire à Grenoble est de définir, précisément et dans les moindres détails, quel est le sujet qui sera abordé. Il ne suffit pas de dire que c’est une sorte de « menuiserie ». Pour la réussite de l’événement, vous devez établir un thème tel que « les techniques de menuiserie pour fabriquer des meubles de maison », ou « les outils de menuiserie et leurs utilisations particulières dans les différents bois », par exemple.
Une fois que vous avez le thème principal bien défini, vous pouvez décider des sous-thèmes. N’oubliez pas d’écrire la liste pour avoir une vision plus claire de l’ordre et de l’adéquation des concepts, y compris votre présentation, l’introduction au sujet, les problèmes spécifiques dans l’ordre où ils sont nécessaires, les moments de questions ou d’activités pratiques, les conclusions et clôture avec au revoir.
Les secrets d’un séminaire bien organisé
Un séminaire bien organisé sera évident aux yeux des participants. Non seulement la place sera adéquate pour le nombre de participants, mais vous devrez également confirmer que la lumière est idéale, que les technologies nécessaires existent (projecteurs d’images ou vidéo, sonorisation et plus), qu’il y a suffisamment de sièges ou de places de soutien pour que les participants puissent écrire dans leurs notes, et d’autres choses qu’ils font à l’aise. C’est pourquoi il est très important d’engager une agence pour prendre en charge toute l’organisation de votre séminaire. Vous gagnerez du temps et votre séminaire sera une réussite.
Selon chaque cas particulier, faites les contrats nécessaires et assurez-vous que tout est en ordre jusqu’à deux heures avant l’événement, concernant :
- Connexion WiFi déverrouillée (sans clé, ou en fournissant la clé aux participants)
- Identifiants, cahiers ou papeterie utile
- Matériel pour les pratiques, suffisant pour tous les participants
- Affiches ou projections (ou papeterie) afin que les participants puissent participer aux réseaux sociaux et autres moyens de communication
- Place de parking libre et gratuite
- Nourriture et boissons en quantité suffisante pour le cocktail, avec service à table
- Et tous les autres éléments que vous jugez appropriés, selon le thème et la modalité de l’événement.
N’oubliez pas que la clôture de vos séminaires dictera, dans une large mesure, comment et pour combien on se souviendra de vous. Essayez de terminer par une activité divertissante, qui peut être un déjeuner, un tirage au sort pour le nombre d’accréditations en utilisant le matériel et les éléments fournis par les sponsors comme « prix », des cours privés sur le sujet qui vous intéresse ou autre chose. Terminer l’événement d’une manière plus libre et divertissante rendra chacun rentré chez soi heureux d’avoir participé et, surtout, désireux d’assister à nouveau à vos séminaires.